Metoda 5 WHY – na czym polega i do czego ją stosować?

Przy rozwiązywaniu problemów jakościowych ważne jest nie tylko chwilowe zażegnanie kryzysu. By mieć pewność, że wada nie pojawi się ponownie, konieczne jest dotarcie do prawdziwej przyczyny problemu. Przy bardziej złożonych procesach prawidłowe wskazanie przyczyny źródłowej problemu często jest niemożliwe bez użycia właściwej metodologii. Jednym z popularnych narzędzi jakościowych jest metoda 5 WHY. Na czym polega i dlaczego warto po nią sięgnąć?

Geneza metody pięciu pytań

Metoda 5 WHY (czy też metoda pięciu pytań) opracowana przez Sakichi Toyoda stanowi część narzędzi należących do Toyota Production System. Jako inspiracja posłużyła podobno dziecięca skłonność do nieustannego zadawania pytań. Pytania służą temu, by drogą dedukcji, po nitce do kłębka dojść do źródłowej przyczyny problemu. Liczba pięciu pytań jest umowna, pytania należy zadawać aż do skutku (czyli ustalenia przyczyny problemu).

Na czym polega analiza przyczyn źródłowych za pomocą metody 5 WHY?

Jak już wspomnieliśmy, metoda opiera się na zadawaniu pytań, by za ich pomocą zidentyfikować przyczynę problemu. Procedurę rozpoczynamy od opisu problemu. Po zdefiniowaniu trudności, z którymi się mierzymy, czas przystąpić do zadawania pytań. Na każde postawione stwierdzenie należy zadać pytanie „dlaczego?”. Pytania należy zadawać aż do momentu, gdy odpowiadając na pytanie, podamy prawdziwą pierwotną przyczynę. Może się również zdarzyć, że pytając, zamiast dotrzeć do pierwotnej przyczyny problemu, zaczniemy zadawać w kółko te same pytania. By przerwać to błędne koło, koniecznie jest ponowne przeanalizowanie problemu. Być może pytania są zadane w niewłaściwy sposób.

Wady i zalety stosowania metody 5 WHY

Cała metoda polega tylko i aż na zadawaniu pytań. Z jednej strony jest to bardzo szybkie narzędzie, niewymagające kosztownego wdrażania. Do 5 WHY wystarcza kartka papieru i zespół pracowników.

Z drugiej strony, jeśli pytania mają odnieść skutek (czyli znaleźć przyczynę problemu i umożliwić permanentną eliminację przyczyn problemu), kluczowe jest właściwe formułowanie pytań. Muszą być logiczne i przemyślane. Stąd jednocześnie wynika siła tego narzędzia, jak i jednocześnie trudności w jego stosowaniu.