Jak pisać poprawnie oficjalne pisma? Najczęstsze błędy w pismach urzędowych – tego unikaj!

Sporządzając dowolny dokument w języku urzędowym, czy to oficjalne pismo do urzędu, czy też komunikując się biznesowo, często mamy wątpliwości. Które sformułowania są dopuszczalne, a które nie? Jak wygląda prawidłowo skonstruowane pisma urzędowe? Kiedy piszemy wielką literą, a kiedy małą literą? Dziś przedstawimy przykłady najczęstszych błędów językowych i nie tylko.

Błędy ortograficzne, interpunkcyjne oraz stylistyczne

Teksty urzędowe powinny być sporządzone poprawną polszczyzną, nie zawierać błędów ortograficznych i być zgodne z zasadami języka polskiego. W oficjalnych pismach urzędowych nie ma miejsca na błędy językowe. Jeśli reguły języka polskiego i poprawnego redagowania tekstu przysparzają nam problemy, warto się rozejrzeć za szkoleniem z redagowania pism urzędowych. Są to nie tylko czyste szkolenia językowe, ale i ćwiczenia z logicznego konstruowania treści pisma. Szczególnie rażąca jest sytuacja, gdy przykłady błędów dotyczą pracowników administracji publicznej. W tym przypadku może to podważać autorytet całej instytucji.

Lekceważenie zasad savoir-vivre

W kontekście tekstów pism urzędowych jako savoir-vivre rozumiemy nie tylko użycie odpowiednich zwrotów grzecznościowych, ale i zachowanie przejrzystości tekstu oraz schludnego wyglądu pisma. Niedopuszczalne jest np. wysyłanie pisma, noszącego ślady korektora, plam lub ręcznych dopisków. Język pism urzędowych, nawet w formie elektronicznej, pozostaje neutralny i pozbawiony emocji. Nie należy więc używać wykrzykników, znaków zapytania, czy emotikonów. Podobnie niekulturalne jest pisanie całych słów dużą literą (w komunikacji elektronicznej jest to przyjmowane za krzyczenie).

Pisząc imię i nazwisko naszego adresata, nie pomijamy zwrotów grzecznościowych „Szanowny Panie” lub „Szanowna Pani”. Jeśli nasz odbiorca to instytucja lub grupa osób, zwracamy się „Szanowni Państwo”.

Używanie trudnego języka lub nacechowanego emocjonalnie

W urzędowych pismach im prościej sformułujemy naszą sprawę, tym lepiej. Używanie prostego języka także zalicza się do komunikacyjnego savoir-vivre. Jak już wspomnieliśmy, pismo urzędowe pisane jest w sposób neutralny. Używanie więc słów odbieranych w sposób jednoznacznie pejoratywny lub pozytywny nie jest na miejscu (np. użycie słowa „rudera” zamiast „budynek przeznaczony do rozbiórki”).

Uproszczenie języka urzędowego jest istotne zarówno, kiedy odbiorcą jest urząd, jak i w przypadku, gdy urząd zwraca się do klienta. Unikamy wtedy niepotrzebnych nieporozumień.

Brak prawidłowej struktury dokumentu

Częstym błędem pism urzędowych jest pomijanie ich obowiązkowych części składowych, wbrew ogólnie przyjętej formie. Niezbędne elementy pisma urzędowego to oczywiście dane nadawcy, łącznie z danymi do kontaktu, data i miejsce sporządzenia pisma. Kolejnym elementem, którego nie można zaniedbać, są oczywiście informacje dotyczące odbiorcy danego pisma. Jeśli nasze pismo nawiązuje do sprawy będącej już w toku, należy to zaznaczyć na samym początku (np. „Nawiązując do pisma z dnia”, „odnosząc się do rozmowy z dnia…”). Po przedstawieniu naszej sprawy za pomocą prostego języka należy na samym końcu złożyć swój podpis, najlepiej odręczny. Pisma urzędowe powinny podpisane, w przeciwnym razie nie są ważne.

Możesz również polubić…