Profesjonalny wizerunek urzędnika – jak go zbudować?
Sztuka budowania pozytywnego wizerunku w pracy to umiejętność, którą powinien posiąść każdy z nas. Istnieją jednak zawody, w których reprezentujemy nie tylko samych siebie, ale również całą instytucję. Do takich osób należą również urzędnicy administracji publicznej. Wizerunek pracownika urzędu ma bezpośredni wpływ na odbiór instytucji publicznej, w której pracuje. Szczególnie w dobie mediów społecznościowych, gdzie łatwo o rozpowszechnianie się negatywnych informacji.
Dlaczego świadomość budowania wizerunku urzędu administracji publicznej jest tak ważna?
W przypadku pracownika urzędu chodzi o coś więcej niż tylko budowanie wizerunku osobistego. Jego sposób bycia i zachowanie mają bezpośredni wpływ na kształtowanie wizerunku urzędu w oczach obywateli. Zaufanie i wiara w kompetencje odgrywa istotną rolę, gdy mowa o instytucjach zaufania publicznego. Przyjazny wizerunek urzędu gwarantuje interesantom, że zostaną potraktowaniu uczciwie, a ich prawa są właściwie chronione.
Wizerunek urzędnika i budowanie wizerunku instytucji
Jak już wspomnieliśmy, tworzenie wizerunku administracji publicznej w oczach klientów urzędu nie sposób oddzielić od wizerunku profesjonalnego pracownika. Jakie podstawowe zasady budowania wizerunku trzeba przestrzegać, żeby zaprezentować się jako profesjonalista?
Pierwszym element, na który interesant zwraca uwagę, jest z pewnością wygląd pracownika administracji publicznej. Ciężko o stworzenie pozytywnego wizerunku instytucji, jeśli urzędnik będzie wyglądał niechlujnie lub nieświeżo. Kolejnym ważnym aspektem jest znajomość technik skutecznej komunikacji. Świadome budowanie wizerunku urzędu warto rozpocząć od przeszkolenia swoich pracowników pod okiem profesjonalnego trenera. Szkolenie budowanie wizerunku, ukończone pod okiem specjalistów pozwoli poznać zasady komunikacji wewnętrznej i znaczenie wizerunku instytucji publicznych. Celem szkolenia jest skuteczna autoprezentacja pracownika urzędu i umiejętność budowania wizerunku nowoczesnej administracji publicznej, otwartej na potrzeby innych.
Jak powinna wyglądać profesjonalna obsługa klienta?
By móc obsłużyć interesantów sprawnie i w zgodzie z ich oczekiwaniami, warto poznać zasady prowadzenia rozmowy z klientem, także w sytuacji kryzysowej czy podczas rozmowy telefonicznej. W ten sposób będziemy przygotowani na każdą sytuację. Dobry wizerunek urzędu to taki, gdzie jego pracownicy są ppostrzegani jako kompetentni i są w stanie pomóc w każdej sytuacji. Oznacza to także radzenie sobie z trudnymi pytaniami. Jeśli petent pyta o wyjaśnienie, np. zawiłych przepisów prawnych, oczekuje jasnej i klarownej odpowiedzi na swoje pytanie. Wymaga to zarówno wiedzy, koniecznej do udzielenia wyjaśnień, jak i umiejętności interpersonalnych, które pozwolą zrozumiale przekazać komunikat. Do ważnych narzędzi komunikacji należy nie tylko przekazywanie informacji, ale i aktywne słuchanie. Zastosowanie w praktyce zasad komunikacji to nie wszystko. Kluczowe jest wdrożenie podejścia w obsłudze klientów urzędu, gdzie wszelkie działanie zorientowane jest na klienta, a nie na obsługę samą w sobie. Takie podejście zmienia kompletnie perspektywę i pozwala faktycznie rozwiązywać problemy. Zadowoleni interesanci przekładają się z kolei na wzmacnianie wizerunku urzędu jako wiarygodnej instytucji, stojącej na straży praw obywateli.